HERRAMIENTAS COLABORATIVAS

 

¿Qué es una herramienta colaborativa?

Las herramientas colaborativas son programas para trabajar en equipo que incluyen funciones para gestionar proyectos y tienen como objetivo mejorar el proceso de trabajo. 

Para ello, contienen funciones específicas para planificar, organizar y analizar tareas.

Tipos de herramientas colaborativas 

• Mapas conceptuales: muchas de estas herramientas están pensadas para asistir a los equipos en el proceso creativo con la elaboración de mind maps y otras variantes de brainstorming, animando a los implicados en un determinado proyecto a compartir sus ideas y participar, así, activamente en su concepción. Además, se puede incluir al cliente en este proceso, si este así lo desea, y se le proporciona acceso a la herramienta.

• Compartir archivos: uno de los pilares en los que se basa una herramienta de colaboración es la posibilidad de compartir tablas, documentos y otros archivos con el resto de los miembros del equipo. Muchas herramientas permiten almacenar los datos en una plataforma central, así como definir permisos de acceso individuales, de modo que todos los archivos importantes están disponibles en cualquier momento y desde cualquier lugar. 
  
  

• Comunicación en tiempo real: muchas herramientas colaborativas contienen funciones que permiten la comunicación en directo. Por ejemplo, en un panel de proyecto se pueden compartir las tareas o los avances del mismo, y a través de los comentarios, es posible aclarar dudas sobre cualquier cuestión de forma inmediata. Muchas aplicaciones siguen utilizando formas tradicionales de comunicación como la videollamada, la mensajería instantánea o el email, o disponen de interfaces a programas tan conocidos como Outlook o Skype. Además, la mayoría de los proveedores permiten guardar los documentos en la nube, de forma que un mayor número de usuarios puede tener acceso a ellos al mismo tiempo.

• Calendario compartido: se trate de una reunión, de una llamada importante o de una fecha de entrega, los correos, las llamadas o los mensajes de chat son un medio útil para informar de eventos próximos, aunque de esta manera también se olvidan fácilmente. Cuantas más citas tengamos, más complicado resulta recordarlas todas. Por este motivo, las herramientas de colaboración también contienen funciones de calendario por medio de las cuales se pueden compartir todas las fechas relevantes y visualizarlas en cualquier momento.